Organización de eventos

La organización de eventos es una cosa muy seria, con muchos factores a tener en cuenta y que requiere mucha concentración. Por eso conviene no subestimarlo cuando hay que organizar uno.
Publicidad Tecna ha organizado multitud de eventos en Pamplona en los últimos años. Es necesario trabajar duro para realizar un evento. Desde que se concibe la idea hasta su celebración es necesario llevar una planificación rigurosa de todos los detalles.
1. Definir los objetivos del evento
El primer paso en la organización de eventos es establecer los objetivos del evento. Porque está organizando el evento y qué se quiere conseguir. Identificando los objetivos, podremos planificar centrándonos en ellos.
2. Formar un equipo
Un evento sencillo puede planificarlo una sola persona pero un evento grande requiere de un equipo para poder controlar todos los detalles. Un coordinador de eventos gestionará a los responsables de cada tarea. Algunas áreas son gestión del espacio, el sonido, la publicidad, el catering, los patrocinadores, etc. Elegir un coordinador con experiencia te ahorrara tiempo, dinero y disgustos.
3. El presupuesto manda
Todo evento debe partir de un presupuesto y un cronograma. Hay que realizar una estimación aproximada de los gastos para luego ir ajustándola hasta conseguir cuadrar todo:
• Espacio de celebración alquiler y seguro que lleve aparejado el reservar la sala o el espacio.
• Comida y bebida A la gente se le conquista por el estómago… El presupuesto variará según el número de asistentes, pero sobre todo por la empresa de catering elegida. Es muy importante haber trabajado antes con ella para saber si su relación de calidad precio es justificada.
• Entretenimiento: es una de las partes más importantes. Aquí se puede incluir un presentador, o si vas a contratar un DJ o un grupo de música en vivo, equipo de social media, un performance… apalabra sus honorarios y reserva con tiempo para hacerte un sitio en su agenda.
• Decoración: ¿Vamos a necesitar decoradores? ¿Hay que encargar un fotocall o mobiliario?.
• Personal: Si el personal es voluntario, tendrás que formarlos y si no tendrás que contratar azafatas.
• Marketing: debes promocionar el evento antes, durante y después. Esto puede incluir la publicidad online (Facebook, Instagram, Google…), la landing page y email marketing, así como la difusión a través de redes sociales y la distribución de regalos de empresa.
• Audiovisuales: Proyectores, pantallas multimedia, wi-fi, altavoces, iluminación y streaming del evento en directo.
• Varios: Pueden a aparecer imprevistos, así que lo mejor es reservar una partida para posibles imprevistos de última hora.
4. Establece un cronograma
Hay que tener un margen de actuación ante otros condicionantes. Elegir la fecha con cuidado, que no coincida con un festivo ni con vacaciones escolares u otro evento de la misma índole o que pudiera hacernos sombra, y coordínate con los invitados, ponentes, presentadores, etc. Cuando el cronograma este fijado, podremos comenzar a contratar los servicios.
5. Haz un cuaderno de ruta
En tu cuaderno, tienes que incluir la gestión de:
• Los trabajadores y voluntarios
• Oradores y presentadores (identificación, confirmación, logística y gestión)
• Actividades y entretenimiento durante el evento
• Locales, logística y catering (contratos, permisos, seguros, etc.)
• Los patrocinadores y socios
• La publicidad y promoción (online y offline)
• Las formas de inscripción y pago para la asistencia
Fíjate unas fechas límite para cada puntos. Prioriza lo más importante para identificar los posibles problemas.